Більшість фінансових директорів і власників, з якими я працюю, мають Excel-таблицю з cash flow. Зазвичай вона оновлюється раз на тиждень або раз на місяць, коли хтось знаходить час. Цифри в ній відображають стан тижневої давності. На нараді ухвалюють рішення на основі даних, яких вже може не існувати.
Я пройшов через кілька таких проектів і виробив підхід, який дозволяє отримати живий cash flow дашборд за два-три дні роботи. Без програмістів, без дорогих систем.
Що ми будуємо
Ціль — дашборд у Looker Studio (безкоштовний інструмент від Google), який показує поточний стан рахунків, надходження і витрати по категоріях, прогноз залишку на кінець місяця. Оновлюється автоматично — щогодини або щодня залежно від налаштування.
Архітектура проста: Банк → Make → Google Sheets → Looker Studio. Google Sheets виступає як база даних, Looker Studio — як шар візуалізації.
Крок 1 — Підключіть банківські дані
Тут є кілька варіантів залежно від вашого банку.
monobank Бізнес
monobank має відкритий API для бізнес-рахунків. Через Make ви налаштовуєте сценарій, який кожну годину забирає нові транзакції і записує їх у Google Sheets. Потрібно лише згенерувати токен у додатку monobank Бізнес — це займає хвилину.
ПриватБанк та інші
Якщо API немає або складний в отриманні — банк формує виписку у форматі CSV або Excel, яку Make підхоплює з Google Drive або пошти і парсить автоматично. Менш елегантно, але теж добре працює.
1С або інша облікова система
Якщо основний облік ведеться в 1С — простіше забирати дані звідти, а не з банку. 1С підтримує вивантаження в Excel за розкладом, Make підхоплює файл і оновлює Google Sheets.
Крок 2 — Налаштуйте Google Sheets як базу даних
Кожна транзакція — один рядок у таблиці. Мінімальні стовпці: дата, сума, тип (надходження/витрата), рахунок, банк, контрагент, категорія.
Також додайте стовпець «Планові витрати» — це дозволить будувати прогноз залишку, а не тільки фіксувати факт. Першого місяця прогноз буде неточним, але за 2–3 місяці система «навчиться» ваш паттерн витрат.
Крок 3 — Підключіть Looker Studio
Looker Studio безкоштовний і підключається до Google Sheets за одну хвилину через вбудований конектор. Після підключення ви будуєте дашборд: таблиці, графіки, фільтри по даті і категорії.
Базовий дашборд cash flow містить:
- Поточний залишок по рахунках (вгорі, великими цифрами)
- Надходження і витрати за поточний місяць (дві картки поряд)
- Графік cash flow по тижнях за останні 3 місяці
- Топ-10 категорій витрат (стовпчикова діаграма)
- Прогноз залишку на кінець місяця
Дашборд доступний по посиланню з будь-якого пристрою, без установки додатків. Ранкова перевірка стану займає 2–3 хвилини замість копання в таблицях.
Крок 4 — Валюти і мультирахунки
Якщо у вас кілька рахунків або валют — додайте стовпець «Валюта» і стовпець «Сума в гривні» з формулою перерахунку. Make може автоматично підтягувати курс НБУ щодня і оновлювати базу.
Живий cash flow — це не про технологію. Це про те, що рішення приймаються на основі того, що є зараз, а не того, що хтось пам'ятає з минулого тижня.
Що може піти не так
Найчастіша проблема перших тижнів — некоректна категоризація. Не турбуйтеся: достатньо раз на тиждень переглядати нові транзакції і коригувати правила. Через місяць система буде категоризувати 90%+ транзакцій правильно автоматично.
Друга проблема — Make може не підтримувати API вашого конкретного банку. Перевірте наявність інтеграції в маркетплейсі Make перед початком. Якщо інтеграції немає — CSV-виписки вирішать задачу, просто трохи менш автоматично.
За два тижні після налаштування у вас буде жива картина фінансів. Рішення про витрати починають прийматися на основі фактів, а не відчуттів.